Hoy en día, los dispositivos móviles se han convertido en aliados indispensables para los trabajadores. Imagina a un agente inmobiliario gestionando citas con clientes, un repartidor verificando sus órdenes en tiempo real o un funcionario público en constante movimiento: todos dependen de sus dispositivos móviles para hacer su trabajo de manera eficiente.
Pero, ¿qué pasa si uno de esos dispositivos se pierde o no se utiliza de manera segura? Para el trabajador, esto puede significar un gran contratiempo; pero para el equipo de IT o la empresa, el impacto puede ser aún mayor: pérdida de datos importantes, riesgos de seguridad y dolores de cabeza que nadie quiere enfrentar.
Por eso, cuando tienes una flota de trabajadores en movimiento, es fundamental proteger sus dispositivos móviles, que no solo son su herramienta principal, sino también un punto crítico para la seguridad de tu empresa. La gestión de flota de dispositivos móviles te ayuda a mantener todo bajo control: supervisa cómo se usan los dispositivos, asegura que sigan las políticas establecidas y los protege ante cualquier incidente. Así, tú y tu equipo pueden trabajar con tranquilidad.
¿Qué es la gestión de flota de dispositivos?
El control de flota de dispositivos es una responsabilidad que toda empresa debería tener, no sólo por la seguridad de sus trabajadores, también por la seguridad de sus sistemas. A través de esto, un personal de IT podría programar los dispositivos móviles de un trabajador para localizarlo durante sus horas de trabajo, bloquearlo o borrarlo de manera remota en caso de extravío o robo, o programar alertas o mensajes para cuando entre en ciertas zonas geográficas.
Aunque suene complicado, ciertas aplicaciones pueden usarse por equipos IT para gestionar flotas de dispositivos para mejorar la seguridad de los trabajadores en cuestión de minutos. Estas aplicaciones, al ser personalizables, pueden ser usadas para facilitar tareas como la supervisión del estado de los dispositivos o la localización de móviles a través de GPS.
Con la gestión de flota de dispositivos es posible:
Mirar el estado de salud de un dispositivo
Al usar metodologías de gestión de flotas de dispositivos es posible mirar el hardware, porcentaje de batería, estado de conexión del dispositivo, si cumple o no las distintas políticas de seguridad entre otros.
Cifrar información de manera remota
En caso de extravío o robo, es posible cifrar la información de una laptop de forma remota. Esto ayuda a prevenir filtración de datos en caso de que un dispositivo sea robado.
Localizar dispositivos
Al gestionar flotas de dispositivos en terreno es fundamental realizar tareas de rastreo de móviles, ver el último lugar en el que estuvo mientras tenía conexión ante cualquier incidencia, o asegurarse que el dispositivo tenga que estar en los lugares definidos .
Gestión de aplicaciones del dispositivo
Algunas de estas aplicaciones permiten el control de qué aplicaciones se instalan en un dispositivo. Esto puede ayudar con el proceso onboarding de nuevos empleados para recibir aplicaciones empresariales, así como en el offboarding para tareas relacionadas con desinstalar aplicaciones propias de la empresa.
Establecer zonas de control con geofencing
El geofencing, o geocercado, permite establecer zonas de control en un área geográfica y establecer parámetros. Un gestor IT podría, por ejemplo, establecer una geocerca en las oficinas de la empresa para que reporte cuando un dispositivo sea extraído de estas.
Enviar notificaciones y mensajes manuales o automáticos
Es posible programar mensajes automáticos. Siguiendo el ejemplo anterior, un encargado IT podría recibir el mensaje cuando un dispositivo sea robado y extraído de una geocerca.
Controlar dispositivos con funciones como bloqueo, respaldo y borrado remoto
Estas funciones permiten el manejo de la información contenida en un dispositivo. El bloqueo y borrado remoto pueden usarse en caso de que un dispositivo sea imposible de recuperar, y el respaldo remoto puede ayudar a los trabajadores híbridos y remotos que hayan dejado algún dispositivo en su casa u oficina.
Importancia del rastreo en la gestión de flotas de dispositivos móviles
Para un trabajador, usar mal o perder un dispositivo móvil entorpecerá sus labores diarias y ciertos aspectos de su vida diaria. Para una empresa, un dispositivo perdido o mal usado puede ser una puerta de entrada a personas no autorizadas y de dolores de cabeza para managers y equipos de IT. El rastreo en la gestión de flota de dispositivos tiene usos más allá del usarlo para localizar un dispositivo, es posible usarlo para optimizar procesos de trabajo, delimitar zonas seguras y programar mensajes y notificaciones para los empleados en áreas específicas.
Por ejemplo, con un sistema de gestión de flota, un encargado podrá establecer zonas con un alto índice de inseguridad como una zona de alerta, y emitir una notificación al usuario para que tenga un mayor cuidado al usar su dispositivo. También podría recibir una alerta de un empleado sobre un dispositivo perdido, para así tratar de localizarlo, y en caso de que no sea posible recuperarlo, borrar los datos del dispositivo.
¿Qué beneficios tiene el rastreo la gestión de flotas de dispositivos móviles?
Los beneficios de la gestión de flotas va mucho más allá de solo saber si un empleado está trabajando y no viendo un partido en algún bar. Esto porque los parámetros de control y localización de estas aplicaciones pueden usarse para ajustarse a las necesidades de seguridad de una organización, para así controlar el qué, dónde y cuándo del uso de los dispositivos móviles.
Estos son algunos beneficios que tiene el rastreo de gestión de flotas de dispositivos:
Aumentar los niveles de ciberseguridad y protección con geocercado
El establecer un geocercado para recibir notificaciones cuando un dispositivo se extrae de sus zonas seguras puede prevenir ataques de ransomware, ya que mejora los tiempos de reacción con los dispositivos delicados.
Localizar dispositivos perdidos o robados
Que un trabajador pierda su móvil es un problema, que lo haga un trabajador remoto es un riesgo de seguridad. Las metodologías de gestión de flotas pueden ser el primer sistema de defensa para recuperar dispositivos perdidos.
Reducir los riesgos producto de endpoints irrecuperables
El poder bloquear, cifrar y respaldar la información de un dispositivo de manera remota permite un mejor control de los datos “fugados” en un dispositivo perdido. Una persona que tenga en su control un dispositivo extraviado no tendrá un acceso fácil a la información almacenada en un dispositivo extraviado gestionado de manera remota.
Enviar notificaciones importantes sobre sitios y horas
Con software que permiten la gestión de flota de dispositivos es posible enviar mensajes y notificaciones a una flota de dispositivos sobre lugares de encuentro y horas. También es posible usar un programa de gestión de flotas de dispositivos para programar mensajes específicos cuando un endpoint móvil entre o salga de una zona con geocerca, o cuando llegue cierta hora del día.
Establecer zonas de control y uso permitido de dispositivos
Es posible usar un programa de gestión de flotas de dispositivos para establecer zonas de uso de dispositivos a través del geofencing. Dichos parámetros pueden programarse a la medida de la empresa, y pueden usarse múltiples zonas de control.
Políticas
Al usar todas las herramientas disponibles en la gestión de flota de dispositivos, es posible cerciorarse de que los trabajadores los están usando conforme a las políticas de la empresa. Esto puede ayudar a reducir el número de incidentes de seguridad y a mejorar el rendimiento de los trabajadores en cuanto al uso de sus dispositivos.
Retos comunes en la gestión de flotas de dispositivos móviles
Gestionar una flota de dispositivos móviles puede ser todo un desafío, especialmente si tienes trabajadores en movimiento o ubicados en diferentes partes del mundo. Sin las herramientas y estrategias adecuadas, estos problemas pueden convertirse rápidamente en dolores de cabeza:
- Falta de control sobre dispositivos dispersos: Cuando los dispositivos están repartidos en diferentes ubicaciones, mantener un seguimiento eficiente puede volverse complicado, dejando espacio para errores y vulnerabilidades.
- Problemas de seguridad y pérdida de datos: Un dispositivo extraviado o en las manos equivocadas puede comprometer información valiosa, algo que ninguna empresa quiere enfrentar.
- Escalabilidad para grandes flotas: A medida que crecen los equipos y el número de dispositivos, gestionar todo manualmente deja de ser una opción práctica.
Cómo evitar los errores más comunes en la gestión de dispositivos
Aunque estos retos suenan importantes, con los pasos correctos puedes mantener todo bajo control. Aquí te dejamos algunos consejos clave:
- Centraliza todo en una herramienta única: Una buena plataforma de gestión te permitirá monitorear y administrar tus dispositivos fácilmente desde un solo lugar, sin importar dónde estén.
- Crea políticas claras de uso: Establece reglas sencillas y fáciles de seguir para que tus equipos sepan cómo cuidar sus dispositivos y la información que manejan.
- Activa automatizaciones inteligentes: Configura alertas y funciones como bloqueos remotos o localización en tiempo real para reaccionar rápido ante cualquier problema.
- Evalúa tu estrategia regularmente: Analiza cómo están funcionando tus sistemas de gestión y ajusta lo necesario para que sigan siendo eficientes a medida que tu empresa crece.
Mejores prácticas para gestionar flotas de dispositivos móviles
Gestionar una flota de dispositivos móviles de forma eficiente no solo protege tus recursos, sino que también simplifica el trabajo diario de tu equipo. Aquí tienes algunas prácticas recomendadas para garantizar el control y la seguridad de tus dispositivos:
Establecer políticas claras de uso de dispositivos
El primer paso para una gestión efectiva es definir reglas claras sobre cómo se deben utilizar los dispositivos móviles en la empresa. Esto no solo ayuda a mantener la seguridad, sino también a evitar malentendidos.
Ejemplo: Políticas BYOD (Bring Your Own Device)
Si tu empresa permite que los empleados utilicen sus propios dispositivos para el trabajo, es fundamental implementar políticas BYOD. Estas regulan qué aplicaciones pueden instalarse, cómo deben manejar la información sensible y qué hacer en caso de pérdida o robo.
Una política clara asegura que tanto los dispositivos de la empresa como los personales se usen de manera segura y alineada con los objetivos corporativos.
Utilizar herramientas de gestión masiva de dispositivos
Cuando manejas una flota de dispositivos móviles, una herramienta de gestión masiva es tu mejor aliada. Con un software de gestión, puedes:
- Monitorear el estado de cada dispositivo en tiempo real.
- Configurar bloqueos y borrados remotos en caso de incidentes.
- Localizar equipos mediante GPS, sin importar dónde estén.
¿Por qué Prey?
Prey se integra fácilmente como una solución de Mobile Device Management (MDM), brindando a los equipos de IT el control necesario para supervisar y proteger dispositivos a gran escala. Su plataforma intuitiva hace que tareas complicadas sean simples y rápidas de ejecutar.
Capacitar a los empleados en el uso seguro de dispositivos
De nada sirve contar con políticas y herramientas si los usuarios no saben cómo aplicarlas. Capacitar a los empleados es clave para evitar errores humanos que puedan comprometer la seguridad.
Consejos de capacitación:
- Enseña prácticas básicas de seguridad, como evitar redes Wi-Fi públicas sin protección o reconocer intentos de phishing.
- Explica cómo reportar rápidamente un dispositivo perdido o robado.
- Realiza sesiones periódicas para actualizar al equipo sobre nuevas amenazas y cómo prevenirlas.
Con empleados informados y herramientas adecuadas, gestionar flotas de dispositivos móviles se convierte en una tarea mucho más segura y eficiente.
En resumen
El trabajo remoto ha permitido la proliferación de los dispositivos móviles como herramientas activas de trabajo, y debido a esto, es de importancia el mantener un monitoreo constante sobre su uso. Recordemos que un móvil o una laptop no es solo una herramienta de trabajo, también es una puerta de entrada a sistemas organizacionales que podrían peligrar si un dispositivo con acceso cayera en manos equivocadas.
